在下面的文章中，珠海標志設計公司將描述我們的一組虛擬助手目前如何超越典型的核心流程，以支持在紐約和洛杉磯設有辦事處的蓬勃發(fā)展的心理治療實踐。
幾個月前，我們開始支持心理治療行業(yè)的一名成員。她的需求與我們的普通會員大不相同，而且范圍更廣，因此她的主要虛擬助理角色迅速轉變?yōu)檫h程辦公室經(jīng)理角色。在經(jīng)理和助理助理的幫助下，我們的虛擬助理為我們的成員和臨床醫(yī)生團隊提供以下支持：
日程安排和日歷管理：當潛在客戶準備好接受安排時，珠海標志設計公司會管理電子郵件“乒乓”，并讓合適的臨床醫(yī)生安排客戶。我們確保辦公室可用，臨床醫(yī)生在預約之間有足夠的緩沖時間，并使臨床醫(yī)生了解任何潛在的日程安排沖突。我們通過提前 24 小時向所有客戶發(fā)送電子郵件以確認他們的預約來確認與客戶的所有會議。最后，我們會通知臨床醫(yī)生任何最后一刻的取消，以確保他們能夠最大限度地利用時間。
賬單和醫(yī)療表格：每次預約后，我們都會為客戶提供醫(yī)療保險索賠表。每個表格 1500 都填寫了相關信息，例如醫(yī)療代碼和臨床醫(yī)生信息，以方便我們的客戶提出索賠。珠海標志設計公司將同時利用 Square 處理付款并記錄所有交易，以確保準確記賬。在每周結束時，我們會向我們的會員提供每周費用報告。通過利用 Square，我們還可以提取反映任何給定時期費用的報告。
珠海標志設計公司首先從多個電子表格中獲取我們的成員聯(lián)系人并將其導入 SalesforceIQ。我們對它們進行了適當?shù)臉擞?，并構建了一個 SalesforceIQ 架構和工作流程，該架構和工作流程將隨著公司的發(fā)展而擴展。我們還開始輸入所有潛在的新客戶并保存記錄，例如筆記、上次聯(lián)系、下一次聯(lián)系和跟蹤所有電子郵件通信。
對于該會員，珠海標志設計公司們只涉及 SalesforceIQ 的皮毛，很快就會發(fā)送外展電子郵件以幫助進行營銷工作。與大多數(shù)職業(yè)一樣，客戶的機密性和安全性至關重要。因此，我們幫助我們的會員確保這些關鍵的安全方面仍然是重中之重。我們將她的電子郵件遷移到 G Suite，以確保所有數(shù)據(jù)安全可靠且符合 HIPAA 要求。珠海標志設計公司將她的聯(lián)系人集中在一個安全且值得信賴的 CRM 中，并實施了一個支付流程，該流程使用符合所有最新安全措施的安全數(shù)據(jù)加密。
